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Gedanken zu geschäftlicher elektronischer Kommunikation & zur elektronisch qualifizierten Signatur.

Wäre es nicht praktisch, wenn man Rechnungen per E-Mail empfangen und senden könnte, jede Rechnung ein kleines kompaktes umweltschonendes indizierbares PDF.

Wenn da doch nur nicht die Kurzlebigkeit elektronischer Daten wäre! Geschäftliche Unterlagen müssen 10 Jahre aufgehoben werden. Ja, Papier ist gedulig und die Bits und Bytes? Heute vor 10 Jahren hätte ich meine Rechnungen vielleicht noch mit dem Textverarbeitungsprogramm Apple Works geschrieben und zur Archivierung auf einer Zip Disk gespeichert. Ich könnte jetzt also nicht mehr darauf zugreifen. Und wem ist noch nicht eine Festplatte durchgebrannt?

Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber harte Bedingungen für die geschäftliche elektronische Kommuniaktion bestimmt (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), die für KMUs (Kleine und Mittlere Unternehmen) und Selbstständige nicht zu stemmen sind. Hier muss in Hardware investiert werden, die speziellen Qualitäts- und  Sicherheitskriterien entspricht. Kann hier etwa jemand von sich behaupten, er/sie hätte ein datensicheres Dokumentenmanagement- und revisionssicheres Archivsystem im Büro rumzustehen? Denn dieses muss nicht nur beim Absender, sondern auch beim Empfänger vorhanden sein.

Aus diesem Grund sehe ich die Kampagne der Telekom für die elektronische Rechnung per PDF, unter dem Vorwand etwas für die Umwelt zu tun, auch als schlechten Witz an. Hier spart sich die Telekom (ehemals Post) die Portokosten für den Briefversand und bringt obendrein ihre Kunden in Gefahr nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt zu sein. Nur gegen Aufpreis gibt es jetzt noch ein Rechnungsdoppel per Post. Als ich mich vergeblich beim Telekom Kundendienst beschwere, wird schlicht auf die qualifizierte elektronische Signatur verwiesen.

Ein Trugschluss: die qualifizierte elektronische Signatur ist nur eine zusätzliche (notwendige) Hürde für den Austausch von elektronischen Dokumenten um deren Originalität zu gewährleisten, aber kein Ersatz für die oben genanten technischen Systeme zur Aufbewahrung.

Für uns als (künftigen) Anbieter eines Dienstes, mit dem man online Rechnungen und Angebote erstellen und als PDF verschicken kann (MISH Rechnung) ist das natürlich ein Dilemma. Unser Speicherplatz genügt unseren eigenen Ansprüchen an Sicherheit (Raid, doppeltes Backup …), entspricht aber derzeit (noch) nicht den gesetzlichen Anforderungen. Wir bieten zwar auch Versand mit qualifizierter elektronischer Signatur an, aber möchten Niemanden in den Glauben versetzten, damit automatisch auf der steuerrechtlich sicheren Seite zu sein. Bei anderen Anbietern sieht es teilweise so aus, alsob die qualifizierte elektronische Signatur genügt.

Ein leuchtendes Vorbild ist der Platzhirsch Collmex, in einem Artikel wird eben diese Problematik erörtert. Hier wird eine pragmatische Lösung propagiert:

“Die Rechnung wird ohne Signatur per Mail verschickt, der Kunde druckt die Rechnung aus und heftet sie ab. Sofern der Ausdruck beim Kunden exakt gleich aussieht wie der Ausdruck beim Lieferant (z.B. bei PDF-Rechnungen), kann ein Prüfer nicht erkennen, wo die Rechnung gedruckt wurde. Er interessiert sich auch nicht dafür.”

Da schließen wir uns nur zu gerne an und hoffen, dass der technische Vortschritt weiterhin so rasant bleibt und dass es bald eine praktikablere gesetzliche Lösung gibt.